Pourquoi vous avez besoin de SOLIDWORKS PDM pour gérer tous les différents types de fichiers !

Article de Rob Hauser, CSPP mis à jour le 9 août 2017.

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La plupart des environnements professionnels ont des exigences très différentes en matière de documents. Il y a les documents CAO (assemblages, pièces, dessins, simulations, etc.), Microsoft® OFFICE (WORD, EXCEL, PowerPoint, etc.) et PDF. Il y a également des images et des films de différents formats de fichiers à prendre en compte et à gérer.

Les documents MS Office ne font généralement pas référence à d'autres fichiers et documents comme le fait un fichier CAO.

Un seul fichier MS Word ou Excel constitue souvent une entité unique. Lorsque le contenu d'un fichier MS Excel est utilisé dans le corps d'un document MS Word ou MS PowerPoint, le déplacement de ce fichier MS Excel vers un autre dossier rompt généralement le lien.

Maintenir les références des fichiers

Dans les systèmes de CAO, une pièce n'est qu'une pièce. Mais elle peut avoir un assortiment de fichiers référencés ! Par exemple, une pièce miroir, une pièce d'insertion, une simulation, une nomenclature et un dessin. Mais deux ou plusieurs pièces peuvent être accouplées pour créer un assemblage. Plusieurs sous-ensembles peuvent constituer un assemblage principal. Il peut y avoir une ou plusieurs simulations, nomenclatures et dessins associés qui font référence à cet assemblage. Et des ensembles plus importants peuvent être constitués d'autres sous-ensembles et de pièces uniques.

Types de fichiers SOLIDWORKS PDM

Types de fichiers SOLIDWORKS PDM

Le déplacement délibéré ou par erreur de l'un de ces fichiers associés peut briser l'assemblage. Cela entraîne les corrections et reconstructions redoutées par l'utilisateur de la CAO. Cela fait perdre un temps précieux et peut entraîner des erreurs dans ce qui était un assemblage terminé. L'Explorateur de fichiers MS n'est pas à la hauteur lorsqu'il s'agit d'une véritable gestion de fichiers.

SOLIDWORKS PDM Professional élimine non seulement ces problèmes avec les assemblages CAO, les pièces, les nomenclatures et tous les fichiers connexes tels que les simulations et les dessins, mais aussi les fichiers non CAO, qui peuvent être gérés avec facilité.

Une fois qu'un assemblage CAO, ses pièces, ses dessins, etc., sont enregistrés dans la chambre forte de SOLIDWORKS PDM Professional, vous pouvez déplacer un fichier, le renommer, et même le déplacer et le renommer encore et encore. Le logiciel PDM suivra et trouvera toujours les fichiers dont vous avez besoin. Plus important encore, les assemblages seront toujours ouverts. Plus besoin d'accoupler les pièces et de reconstruire les assemblages. Vous gagnez du temps et évitez les erreurs qui peuvent générer des coûts de reprise et des retards dans le calendrier.

Historique du dossier d'enregistrement

SOLIDWORKS PDM Professional comprend un historique pour chaque fichier et document. Il est facile de localiser un élément dans la chambre forte à l'aide de la fonction de recherche intégrée et de l'historique de chaque fichier. Découvrez si un fichier a été glissé et déposé par erreur dans un autre dossier. Remettez-le facilement à sa place. L'explorateur de fichiers de Microsoft ne peut pas offrir ce niveau de gestion des fichiers.

L'explorateur de fichiers MS Office n'offre pas de véritable contrôle de version des documents. (Et non, l'ajout d'un -Rev 3 au nom du fichier ne compte pas) SOLIDWORKS PDM Professional peut contrôler la version de n'importe quel type de document en fonction de vos besoins. Voulez-vous contrôler les versions des modèles et des formulaires ? Votre environnement de bureau serait-il plus facile à gérer si chacun utilisait toujours la dernière version de ces modèles et formulaires ? Cela vous aiderait-il à obtenir un score de conformité à votre système de gestion de la qualité (SGQ) ?

Ces modèles et formulaires remplis nécessitent-ils un contrôle de version du contenu ? Encore une fois, comment cela vous aiderait-il à obtenir un score de conformité à votre système de gestion de la qualité (SGQ) ?

Appliquer le contrôle des versions

SOLIDWORKS PDM Professional peut être facilement configuré pour contrôler la version de tous les documents CAO internes et les documents de bureau liés au projet. Contrôlez les documents non techniques des ressources humaines grâce à un véritable accès sécurisé. Assurez le suivi des documents commerciaux en contrôlant les versions des devis et des demandes de devis. Quel avantage y aurait-il à lier une demande de devis entrante d'un client à la version du devis sortant ? Assurez-vous que le bon de commande accepté est lié à la bonne version du devis qui correspond à la dernière demande du client. Il est facile de gérer les attentes de vos clients lorsque vous pouvez gérer tous les documents entre l'appel d'offres et la livraison avec SOLIDWORKS PDM Professional.

Lorsque l'on pense à la gestion des fichiers, il est facile d'oublier que d'autres départements ont leurs propres défis en la matière. Dans quelle mesure votre entreprise pourrait-elle être organisée si tous les fichiers pertinents pour un projet ou un produit étaient facilement gérés et accessibles à tous les utilisateurs en fonction des informations d'identification valides ? SOLIDWORKS PDM peut ajouter une capacité de gestion des fichiers à l'échelle de votre entreprise.

Sécurisez vos fichiers et ajoutez des flux de travail

Et en parlant d'identifiants de sécurité, l'explorateur de fichiers MS ne peut pas accorder ou refuser l'accès aux fichiers en fonction de leur état actuel ! Si un fichier est en cours de développement dans le domaine de la conception, ne serait-il pas formidable de verrouiller la fabrication et les achats et de ne pas s'inquiéter de la diffusion anticipée des données avant que la fabrication ne soit approuvée ? Et une fois la fabrication approuvée, ne serait-il pas encore mieux d'empêcher les concepteurs d'apporter d'autres modifications au(x) fichier(s) et d'accorder l'accès à la fabrication et aux achats ? Ces modifications d'accès aux fichiers peuvent être facilement configurées à l'aide du flux de travail SOLIDWORKS PDM pour gérer avec précision l'état de vos fichiers. Le contrôle d'accès est accordé ou refusé sans que l'utilisateur ait à intervenir. Voilà ce qu'est la gestion des fichiers !

Ces modifications de l'état du flux de travail sont consignées dans le fichier historique avec les déplacements de fichiers, les changements de version et d'autres informations selon vos besoins. Des notifications peuvent être envoyées automatiquement pour tenir les utilisateurs et les groupes au courant des changements ou de leur contribution requise. Fini l'époque où il fallait envoyer des fichiers par courriel à plusieurs collègues ! Les notifications envoient un lien hypertexte à l'utilisateur ou aux groupes d'utilisateurs concernés. Votre système de messagerie ne sera plus encombré de plusieurs copies du même document. Les utilisateurs n'auront plus de versions différentes d'un même fichier à cacher pour les ressortir une fois qu'elles ne sont plus pertinentes.

Plus d'informations

Ne continuez pas à penser que vos besoins en matière de gestion de fichiers sont satisfaits par l'Explorateur Windows. Vous avez besoin de SOLIDWORKS PDM Professional pour gérer vos fichiers CAO et non CAO de manière efficace et efficiente. Contactez-nous pour en savoir plus.

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Rob Hauser, CSPP

Rob est architecte système chez Javelin, et a plus de 35 ans d'expérience dans l'ingénierie et la direction informatique, avec des résultats constants en matière d'augmentation de la productivité, des bénéfices et de la satisfaction des clients internes et externes. Rob est un évangéliste technologique et un agent du changement qui conçoit et met en œuvre des solutions techniques permettant de réduire le coût total de possession et d'obtenir un fort retour sur investissement.