Les feuilles de calcul, c'est fini ! Configurez des devis en quelques minutes, pas en quelques jours

Article de John Mignardi mis à jour le 24 octobre 2017

Article

Ah, les années 80. L'époque des Rubik's cubes, de Pac-Man... et des feuilles de calcul.

Les ordinateurs personnels ont commencé à faire leur apparition sur les bureaux et des "applications" telles qu'Excel ont été utilisées pour créer des états comptables et des nomenclatures (ainsi que des tâches quotidiennes telles que le suivi de vos paris de football). Excel était et reste un outil remarquable pour accumuler des données et présenter des résultats.

Feuilles de calcul traditionnelles pour les devis

Feuilles de calcul traditionnelles pour les devis

Malheureusement, les feuilles de calcul sont encore utilisées de nos jours pour établir des devis. Proposer un prix à un client est l'une des tâches les plus importantes de votre entreprise. Un système de devis efficace doit être rapide, précis et facile à comprendre. Les feuilles de calcul se chargent des calculs simples et offrent une certaine capacité à configurer différentes variantes. Vous pouvez gérer des détails tels que les remises, les taux de change et les frais d'expédition. Vous pouvez même utiliser des macros et des graphiques simples pour élaborer un document de qualité pour le client.

Configurer les citations plus rapidement

Configurer les citations plus rapidement

Cependant, au fil du temps, alors que votre équipe s'agrandit, que vos offres de produits se diversifient et que la personnalisation devient de plus en plus importante pour vos clients, vos "simples" feuilles de calcul deviendront beaucoup trop compliquées et difficiles à gérer et à utiliser. Votre processus de devis deviendra inefficace, lent et susceptible de faire des erreurs coûteuses.

Voici quelques-uns des risques liés à l'utilisation des feuilles de calcul :

  1. Les données d'une feuille de calcul peuvent ne pas être "vivantes".

L'établissement des devis risque d'être déconnecté du reste de l'entreprise. Les données essentielles utilisées dans les devis, telles que les prix unitaires des matériaux, les taux de change et les taux horaires des services, peuvent ne pas être à jour.

  1. Les modifications peuvent ne pas être gérées correctement

Lorsqu'on utilise des feuilles de calcul, il est fréquent que les gens se contentent de modifier puis de renommer la feuille de calcul de cotation "principale", ce qui conduit à ce type de scénario de révision :

  1. Outil de cotation principal
  2. Outil de cotation principal - Rev 1
  3. Outil de cotation principal - Final
  4. Outil de cotation principal - Final 2016
  5. Master Quoting Tool - Final 2016 (avec les modifications apportées par les concessionnaires)

Après un certain temps - et ça ne prend pas longtemps...

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John Mignardi