Leçon sur l'historique SOLIDWORKS PDM : qui a consulté mes données, quand et pourquoi ?

L'utilisation de SOLIDWORKS PDM pour la gestion de vos données offre de nombreux avantages majeurs, notamment une collaboration fluide, la sécurité des données et le suivi des révisions. Lorsque vous travaillez avec des collègues et que vous modifiez des conceptions, vous pouvez vous demander : « À quand remonte la dernière modification de ce fichier et qui l'a effectuée ? » ou « Pourquoi ces modifications ont-elles été apportées ? »

Heureusement, SOLIDWORKS PDM est là pour vous aider et suit automatiquement les modifications apportées à votre ensemble de données, sans que l'utilisateur final n'ait à s'en soucier. L'historique SOLIDWORKS PDM regorge d'informations que nous pouvons exploiter pour prendre des décisions plus éclairées. Les réponses aux questions « qui », « quoi », « quand » et « pourquoi » concernant ces modifications sont peut-être à portée de clic.

Affichage de l'historique SOLIDWORKS PDM

L'historique d'un fichier donné dans SOLIDWORKS PDM Vault peut être consulté de plusieurs façons. Pour les utilisateurs qui accèdent au coffre-fort uniquement via l'Explorateur de fichiers Windows, il est possible d'y accéder soit en cliquant avec le bouton droit sur un fichier et en sélectionnant « Historique », soit en sélectionnant un fichier puis en utilisant la commande « Obtenir la version » dans le menu Actions. Chaque méthode présente ses propres avantages.

La méthode « Get Version » affiche les versions du fichier (en cours d'archivage ou d'extraction) en caractères normaux et les révisions (publiées via un workflow) en gras. Cela permet d'identifier très rapidement les versions « majeures » d'un fichier sans avoir à lire les commentaires.

Commande « Get Version »

Si vous utilisez la méthode « Historique », une nouvelle boîte de dialogue s'affiche avec des informations plus détaillées. Tout comme « Obtenir la version », elle affiche les révisions et les versions du fichier (sans le texte en gras), mais fournit également davantage de contexte sur l'auteur de la modification et la nature de l'événement. Par exemple, dans l'image ci-dessous, nous pouvons voir que Dave a fait passer le fichier de l'état « Approuvé » à « En cours de modification », a enregistré le fichier à trois reprises, puis l'a finalement déplacé vers « Modification en attente d'approbation ». Bien que cela puisse représenter trop d'informations pour quelqu'un qui recherche simplement la révision B d'un fichier, cela permet de mieux comprendre l'ensemble du cycle de vie du fichier.

Historique de SOLIDWORKS PDM

Enfin, les autres méthodes permettant d'accéder à cet historique sont réservées aux utilisateurs SOLIDWORKS de l'équipe et font appel au module complémentaire SOLIDWORKS PDM pour SOLIDWORKS. Plutôt que d'avoir à parcourir les menus ou à cliquer avec le bouton droit sur un fichier, les commandes « Obtenir la version » et « Historique » se trouvent dans la barre d'outils PDM. Elles fonctionnent de la même manière que dans l'Explorateur de fichiers, la seule différence étant que la commande « Obtenir la version » n'affiche pas le texte en gras pour les versions qui correspondent à une révision.

Module complémentaire SOLIDWORKS PDM

Les outils d'historique de SOLIDWORKS PDM offrent à l'utilisateur un contrôle et une visibilité exceptionnels sur les fichiers du référentiel… mais que peut-on faire de ces informations ?

Comparaison de fichiers et utilisation de la commande « get »

Tout d'abord, l'utilisation de la commande « Get », que ce soit via l'outil « Get Version » ou dans la boîte de dialogue « SOLIDWORKS PDM History », permet de récupérer la version sélectionnée et de la transférer dans le cache local de l'utilisateur. Cela signifie qu'elle écrasera la version existante qui se trouve dans le cache. Si des modifications ont été apportées au fichier et qu'une version différente est récupérée avant la validation de ces modifications, celles-ci seront perdues. La commande Get est accessible aussi bien aux utilisateurs SOLIDWORKS qu'aux utilisateurs non SOLIDWORKS pour extraire des fichiers du serveur d'archivage ou même du stockage à froid. Si vous souhaitez savoir si une version d'un fichier est la plus récente et la meilleure, l'Explorateur de fichiers et SOLIDWORKS vous le feront savoir.

Version locale

D'un autre côté, il est possible d'examiner les différences entre une version hors révision et une version dont le numéro diffère. Des outils spécifiques de comparaison de fichiers peuvent être définis dans l'outil d'administration de SOLIDWORKS PDM, mais pour la plupart des utilisateurs, l'utilisation de SOLIDWORKS pour comparer les fichiers suffit amplement. L'outil de comparaison SOLIDWORKS utilise généralement des références provenant de deux fichiers de pièces différents, mais lorsqu'il est intégré à SOLIDWORKS PDM, il peut exploiter différentes versions d'un même fichier. Cela permet, par exemple, de comparer la révision C d'un fichier à la révision . La comparaison peut vérifier les différences au niveau des propriétés, des fonctions et de la géométrie. D'un simple coup d'œil, vous pouvez voir si le fournisseur a changé, si le volume du modèle a augmenté ou si un matériau a été ajouté ou supprimé d'une version à l'autre !

Comparaison de fichiers SOLIDWORKS

Gérer pour enquêter

L'un des principaux atouts de SOLIDWORKS PDM réside dans sa capacité à restreindre l'accès à certaines données ou à faire respecter des politiques et procédures appropriées. L'historique des fichiers au sein de SOLIDWORKS PDM ne fait pas exception à la règle. Tout d'abord, l'administrateur peut obliger les utilisateurs à saisir des commentaires lors de l'archivage et du transfert des fichiers. Je ne recommande généralement pas d'imposer des commentaires lors de l'archivage des fichiers pour une raison majeure : les utilisateurs risquent de saisir des commentaires inutiles tels que « non » ou « modifications ». En revanche, il est judicieux d’activer les commentaires de transition. Ces commentaires constitueront un élément essentiel de l’historique de votre coffre-fort pour comprendre pourquoi quelqu’un a déplacé un fichier vers la catégorie « En cours de modification » ou pourquoi une modification a été rejetée. Sans imposer les commentaires, c’est à l’utilisateur final qu’il revient de faire le bon choix : commenter ou non.

Commentaires sur la transition de force

L'administrateur peut également définir si un utilisateur doit ou non travailler exclusivement avec la dernière version. Ce paramètre se configure dans la section « Boîte de dialogue de référence » des paramètres d'un utilisateur ou d'un groupe. Lorsque cette option est activée, l'utilisateur ou le groupe peut toujours consulter l'historique du fichier, mais ne peut utiliser que la version la plus récente dans le coffre-fort de fichiers. Cela permet d'éviter que les utilisateurs n'utilisent « accidentellement » d'anciennes versions d'un fichier sans s'en rendre compte, sans qu'il soit nécessaire de forcer l'actualisation du cache lors de la connexion.

Forcer la mise à jour

La dernière étape consiste à activer la journalisation pour SOLIDWORKS PDM. Cette option est activée dans les propriétés du coffre-fort de l'outil d'administration et n'est pas activée par défaut. L'activation de la journalisation permet d'enregistrer chaque fois qu'un utilisateur du coffre-fort utilise la commande Get, en précisant quand il l'a utilisée et sur quels fichiers. Elle offre une vision complète des fichiers présents dans le coffre-fort, permettant de vérifier si quelqu'un utilise des versions plus anciennes de fichiers et de prendre des décisions plus éclairées.