Le système ERP et MES intégré de DELMIAWorks élimine les silos de données

Eldon James was finding itself constrained by the lack of systems integrated across the company. Disconnected, “siloed systems” had become a bottleneck on every aspect of manufacturing and supplier operations, making it progressively more difficult to provide the responsiveness the company prides itself on.

Most importantly, it was starting to slow down the company’s ability to grow as fast as it was capable of. Learn how DELMIAWorks (formerly IQMS) integrated ERP software and MES system has removed the roadblocks to greater revenue growth and enables Eldon James to enter and excel at winning new business in new markets.

Eldon James

Fondée en 1987, Eldon James fabrique une large gamme de raccords de tuyaux standard et personnalisés, d'adaptateurs, de coupleurs, de coudes, de configurations de connecteurs spécialisés et de tubes en plastique, de tubes de qualité médicale et de tubes formés. Ses tubes et connecteurs sans PVC sont destinés à un large éventail de secteurs du marché national et international tels que le transport, l'automobile, les dispositifs médicaux, la purification de l'eau et l'industrie.

Les systèmes cloisonnés cessent d'évoluer, forçant un point de rupture des opérations.

L'entreprise d'Eldon James a cessé de se développer lorsque ses systèmes autonomes l'ont fait. Les multiples systèmes autonomes non connectés prenaient un temps précieux qui aurait pu être mieux utilisé pour inventer de nouveaux produits, servir les clients et développer l'entreprise.

Leur application comptable autonome QuickBooks ne pouvait pas suivre la vitesse et l'ampleur de leur expansion. L'absence de systèmes comptables et financiers intégrés à la fabrication rendait également plus difficile l'équilibrage des niveaux de stocks des fournisseurs et la coordination de l'inspection à l'arrivée avec la planification de la production. En raison de l'absence d'intégration des systèmes de comptabilité et de fabrication, il fallait consacrer plus de temps à la configuration des tâches, à la gestion de la qualité et aux essais de production.

Le fait de s'appuyer sur des systèmes non intégrés faisait perdre un temps précieux dans l'accomplissement des tâches de routine et commençait à avoir un impact sur le potentiel de croissance de l'entreprise dans les domaines suivants :

  • Manque de visibilité sur la capacité de production pour soutenir un nouveau client
    L'expertise d'Eldon James en matière de fabrication de produits sans PVC, essentielle pour vendre sur le marché médical, alimentaire et des boissons, nécessitait une meilleure intégration du système pour se développer et servir de nouveaux clients. Eldon James a été un pionnier en insistant pour ne jamais fabriquer de produits avec du PVC en raison des effets potentiellement dangereux de ce matériau sur les employés et de la corrosion des équipements. De plus, Eldon James ne fabrique pas de produits en PVC en raison des effets nocifs sur la santé des phtalates et des plastifiants utilisés dans l'industrie médicale. Cette décision s'est avérée excellente, car les entreprises du secteur médical, de l'alimentation et des boissons ont commencé à chercher des alternatives au PVC. Eldon James ne tirait pas pleinement parti de l'un de ses principaux facteurs de différenciation, car les systèmes déconnectés et cloisonnés ne permettaient pas à l'équipe de production de libérer le volume supplémentaire et d'accepter de nouvelles commandes.
  • Difficulté de mise à l'échelle pour soutenir la croissance des ventes internationales.
    Eldon James commençait à recevoir des demandes de distributeurs étrangers, mais les systèmes multiples et déconnectés rendaient difficile l'extension des ventes internationales. Marcia Coulson, PDG et cofondatrice, raconte qu'elle et son équipe étaient honorées de recevoir des courriels d'entreprises et de distributeurs étrangers qui souhaitaient acheter et représenter la société sur leurs marchés respectifs. Marcia explique que les systèmes de CRM qu'elle utilisait à l'époque n'étaient pas connectés à la fabrication, aux devis, à la planification de la production ou aux finances, ce qui rendait très manuelle la réponse à chaque demande d'un nouveau compte international potentiel. "Au début, j'étais extatique de voir à quel point nous étions considérés par des entreprises en Europe et en Asie", a déclaré Marcia. "Et puis j'ai réalisé que nous allions avoir besoin d'un processus pour échelonner les réponses internationales afin de pouvoir rester face à la demande croissante de nos produits au niveau mondial."
  • Des rapports financiers qui prennent beaucoup de temps.
    Les rapports financiers prenaient de plus en plus de temps à mesure que le nombre de feuilles de calcul se multipliait et que QuickBooks s'enlisait dans le volume des entrées à suivre et à calculer quotidiennement. Le cabinet comptable CPA d'Eldon James était confronté au formidable défi de produire des états financiers mensuels basés sur une multitude de feuilles de calcul et un système QuickBooks débordant de données de transaction. QuickBooks était le système de reporting financier de prédilection depuis la création de l'entreprise, mais avec la croissance des ventes internationales et des gammes de produits, l'application s'enlisait et prenait plus de temps que jamais pour produire des rapports. L'un des principaux membres de l'équipe comptable a prévenu que QuickBooks avait atteint ses limites et qu'il allait bientôt tomber en panne ou, à tout le moins, cesser d'être capable d'effectuer des requêtes et de produire des rapports. Le manque d'intégration des systèmes de fabrication et des systèmes financiers devenait un problème pour obtenir les rapports nécessaires à la gestion quotidienne de l'entreprise.
  • Difficultés à répondre aux devis, aux promotions et aux opportunités de vente incitative et croisée des clients
    Si le ralentissement des cycles de rapports financiers chaque mois n'était pas un défi suffisant, Eldon James commençait à voir QuickBooks et les anciens systèmes autonomes sur lesquels ils s'appuyaient pour réaliser des ventes incitatives, des ventes croisées et des promotions auprès des clients existants ralentir et finalement prendre des minutes pour fournir une réponse. "Nous avons appris à être très bons dans la conversation avec nos clients", a déclaré Marcia Coulson, PDG. "QuickBooks travaillait pendant des minutes sur une requête pendant que nous essayions de garder les clients engagés au téléphone." Marcia a poursuivi, "c'était frustrant et encombrant, et cela ralentissait notre capacité à donner au client les informations dont il avait besoin rapidement."
  • Processus d'audit manuel et chronophage
    La réalisation d'audits pour une nouvelle base de fabricants de produits médicaux en pleine expansion était effectuée manuellement, ce qui prenait un temps précieux pour les efforts d'amélioration continue. Au départ, la gestion de la qualité était assurée par des feuilles de calcul Excel et un système de fabrication isolé qui ne s'intégrait pas dans l'atelier. Les clients d'Eldon James dans le domaine de la fabrication de produits médicaux souhaitaient une meilleure visibilité des audits que celle que les feuilles de calcul Microsoft Excel pouvaient leur offrir. Un élément essentiel de ces audits consiste à fournir aux clients des validations d'outils à l'aide de pieds à coulisse numériques. S'assurer que les outils fonctionnent dans le respect des spécifications permet de réduire la variabilité de la production et d'améliorer la qualité. Les clients demandaient également des données sur le processus d'approbation des pièces de production (PPAP), et Eldon James produisait ces rapports manuellement en utilisant Excel. Cette procédure faisait perdre un temps précieux aux efforts de qualité et d'amélioration continue, et immobilisait les membres de l'équipe de qualité pendant des heures, voire des jours, alors que des systèmes intégrés pouvaient produire ces rapports en quelques minutes.
  • Augmentation du coût des déchets
    Au fur et à mesure que les commandes des clients étaient traitées, il devenait de plus en plus difficile de trouver les sources de matériaux de rebut. Eldon James commençait à se développer rapidement et recevait autant de commandes qu'elle pouvait en produire de manière rentable. Les systèmes isolés et autonomes géraient l'ordonnancement des commandes et fournissaient un ordonnancement de la production dans le respect des contraintes tout en assurant la meilleure combinaison de machines possible. Le responsable de la qualité a constaté que les taux de rebut commençaient à augmenter avec l'accroissement exponentiel de la production, sans que l'on puisse facilement en déterminer la raison. Le taux de rebut sur certains travaux atteignait 30 %. L'équipe qualité, le PDG et l'équipe de direction ont examiné le problème en détail et ont décidé qu'ils devaient investir dans un système ERP avec une fonctionnalité MES spécialement conçue pour les besoins des fabricants de plastique.

"Nous avons appris à être très bons pour faire la conversation avec nos clients. QuickBooks travaillait pendant des minutes sur une requête alors que nous essayions de garder les clients engagés au téléphone. C'était frustrant et fastidieux, et cela ralentissait notre capacité à fournir rapidement au client les informations dont il avait besoin."

- Marcia Coulson, PDG

Les systèmes cloisonnés devaient disparaître pour satisfaire les clients.

"Avec nos systèmes déconnectés, il était parfois difficile d'expédier les produits à temps aux clients. Si une pièce est expédiée en retard par Eldon James, un de nos clients peut arrêter toute une ligne de production parce qu'il attend un raccord spécifique", explique Andrea Collins, responsable des opérations système. Elle poursuit : "Nous savions que nous devions renverser cette situation pour conserver nos clients actuels et nous développer pour en trouver de nouveaux." Andrea ajoute que "Eldon James est fier de sa capacité à communiquer avec ses clients, en leur fournissant constamment les informations dont ils ont besoin pour maintenir leurs opérations de production."

"Avec nos systèmes déconnectés, il était parfois difficile d'expédier les produits à temps aux clients. Si une pièce est expédiée en retard par Eldon James, un de nos clients peut arrêter toute une ligne de production parce qu'il attend un raccord spécifique."

- Andrea Collins, responsable des opérations système

Eldon James se trouvait à un point d'inflexion et savait que les systèmes cloisonnés devaient disparaître :

  • L'absence de données en temps réel provenant de l'atelier de production et des machines individuelles rendait difficile la fourniture d'un excellent service à la clientèle et la communication dont l'entreprise s'enorgueillit.
  • Eldon James connaissait une croissance rapide et le PDG et l'équipe de direction avaient besoin de données plus approfondies et en temps réel sur l'état de la production, les coûts, la qualité et le rendement pour guider la croissance de l'entreprise.
  • Le contrôle des stocks devenait de plus en plus difficile avec plus de 6000 produits différents à gérer, car Eldon James concevait et lançait rapidement de nouveaux tubes en plastique et des connecteurs pour tubes destinés à de nouveaux marchés.
  • Les équipes de production trouvaient qu'il était presque impossible d'obtenir des comptages de cycles précis au niveau des machines avec les systèmes manuels en place.
  • Les ventes de distribution étaient actives dans plus de deux douzaines de pays, qui allaient finalement passer à plus de 40.

Le service d'assurance qualité avait besoin de suivre les systèmes cloisonnés existants pour rester compétitif, mais il trouvait que les solutions de rechange prenaient beaucoup de temps et étaient coûteuses en termes de délais :

  • Isolez les sources des taux de rebut par cycle de production et découvrez comment les réduire.
  • Joindre les certificats de conformité aux commandes que les clients demandent spécifiquement devenait un défi majeur en termes de précision et de temps.
  • Disposer d'une traçabilité jusqu'au niveau du lot et du matériau pour commencer à créer un dossier complet sur la généalogie du produit qui simplifierait les audits des fournisseurs et des agences.
  • Il fallait mieux contrôler les données auxquelles certains membres de l'équipe d'Eldon James avaient accès et les éléments qu'ils pouvaient modifier, ce qui est également essentiel pour réussir les audits.
  • Des approches plus automatisées du contrôle statistique des processus (SPC), qui était réalisé à l'aide de feuilles de calcul Excel.
  • Un besoin urgent de surveillance en temps réel qui rendrait le dépannage des taux de rebut plus efficace, en plus d'améliorer la précision et la qualité des dossiers d'audit, tout en rationalisant les opérations de fabrication.
  • Un plan au niveau du système qui pourrait évoluer et soutenir les objectifs de l'entreprise en matière de certifications ISO 9001 et ISO 13485, toutes deux essentielles pour accéder à de nouveaux marchés où la conformité réglementaire est une nécessité.

Une qualité de produit exceptionnelle et des livraisons dans les délais sont les deux valeurs de service qui font la différence et qu'Eldon James a intégrées depuis des années dans chaque processus de fabrication et de contact avec la clientèle. Avec les systèmes cloisonnés qui nécessitaient souvent une intervention manuelle, l'entreprise devait déployer de nombreux efforts particuliers pour fournir aux clients les informations dont ils avaient besoin.

Eldon James choisit IQMS comme solution ERP et MES pour développer son activité

Eldon James s'est rapidement mis à la recherche d'un système d'exécution de la fabrication capable de s'adapter à l'ensemble de ses activités. Ses exigences comprenaient un système capable d'intégrer la comptabilité, la gestion de la relation client (CRM), les finances, la fabrication, les opérations et le service, idéalement dans une seule base de données. L'entreprise souhaitait également trouver une personne ayant une expertise dans le secteur des plastiques, qui pourrait non seulement fournir le système, mais aussi donner des conseils sur la façon de rationaliser les opérations en vue d'une croissance future. Elle a rapidement réalisé qu'elle avait besoin d'un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) conçu spécifiquement pour l'industrie des plastiques. C'est alors qu'ils ont appelé IQMS.

Positionné pour la qualité, la performance de production et la croissance

Marcia Coulson, PDG et fondatrice, déclare que la décision de choisir IQMS comme fournisseur de systèmes ERP et partenaire "a probablement été la meilleure décision que j'aie jamais prise pour l'entreprise. C'était l'un de ces jalons dans l'histoire d'Eldon James qui a permis à l'entreprise de se développer", poursuit-elle. Marcia et son équipe de direction se sont mis au travail pour définir un plan de mise en œuvre avec IQMS et ont rapidement commencé à voir la différence dans les opérations, la qualité et surtout, la satisfaction des clients. Voici ce qu'Eldon James a été en mesure d'accomplir et a profité des gains d'efficacité au cours des 10 dernières années avec IQMS en se libérant des systèmes en silo qui les freinaient dans le passé :

Positionné pour la qualité des produits

  • L'assurance qualité et la réalisation d'un audit chaque fois qu'un client ou un organisme de réglementation le souhaite, car toutes les données, y compris la généalogie des produits, sont disponibles dans IQMS. Eldon James a constaté que le fait de disposer d'un système ERP intégré a simplifié l'obtention des certifications ISO 9001 et ISO 13485. En outre, grâce au module de qualité intégré, l'équipe d'assurance qualité peut fournir des données sur le processus d'approbation des pièces de production (PPAP) à tout client qui le souhaite en quelques secondes. Elle est en mesure de fournir des certificats d'étalonnage avec les commandes, d'effectuer un audit et un contrôle complets de tous les enregistrements de production et des flux de travail des processus, d'exercer des contrôles plus stricts sur les instructions des ordres de travail et de disposer désormais d'un système SPC au niveau de la machine, qui peut être examiné à tout moment. En bref, le système ERP IQMS leur a donné un tout nouveau niveau de visibilité et de contrôle sur chaque aspect de la qualité.
  • L'objectif à long terme d'offrir et de produire plus de 6 000 produits a été atteint avec une grande marge de manœuvre. L'une des priorités stratégiques d'Eldon James est de toujours innover, de toujours trouver de nouvelles façons de s'améliorer, et cela inclut ses stratégies de développement de nouveaux produits. Avec IQMS en place aujourd'hui, ils offrent plus de 6 000 produits à leurs clients situés dans 40 pays différents.

Amélioration des performances

  • Les livraisons à temps étaient effectuées dans 50 % des cas avec des systèmes cloisonnés qui ne communiquaient pas. Avec l'intégration d'IQMS dans l'ensemble de leurs opérations, elles sont passées à 98 %, soit un bond de 96 %. Grâce à un système unique qui organise toutes les données nécessaires à la planification de la production, à l'assurance qualité et à l'expédition, Eldon James a pu augmenter de près de 100 % la précision de ses livraisons dans les délais, passant de 50 % à 98 % en moins d'un an. Les clients étaient ravis et les commandes affluaient. Eldon James est devenu l'un des fournisseurs les plus fiables de tubes en plastique et de connecteurs pour tubes et continue aujourd'hui à étendre sa réputation.
  • Les taux de rejet ont chuté de 30 % à 2 %, car le service d'assurance qualité disposait d'un suivi en temps réel pour déterminer où les déchets étaient produits dans le processus de production. Tout comme les livraisons dans les délais, les taux de rebut et de rejet se sont considérablement améliorés lorsque Eldon James a disposé des données en temps réel d'IQMS pour gérer la production. Où et comment les déchets étaient produits n'était plus un mystère ; les réponses aux questions les plus difficiles de l'assurance qualité se trouvaient dans le système IQMS à tout moment.

Capacité à poursuivre la croissance et l'expansion

  • Améliorer l'efficacité des ventes en accélérant le processus d'établissement des devis, améliorant ainsi les délais de réponse aux distributeurs internationaux et aux clients mondiaux. Avec QuickBooks et les systèmes cloisonnés que l'entreprise utilisait auparavant, il fallait souvent des heures pour produire un devis étant donné la lenteur de fonctionnement des systèmes. Et avec les distributeurs internationaux intéressés par le stockage de leurs produits, Eldon James devait faire face à un manque de temps avec presque chaque demande pour s'assurer de rester en considération pour toutes les opportunités possibles. Aujourd'hui, grâce à IQMS, l'établissement d'un devis ne prend que trois minutes au maximum et le fait de disposer d'un système intégré avec des réponses en temps réel, des prix et des disponibilités, y compris les dates de disponibilité, se fait automatiquement. Les taux de conclusion des nouveaux devis grimpent en flèche et les taux de conclusion des commandes atteignent de nouveaux records, car la réputation de qualité et de rapidité de l'entreprise lui permet de conquérir de nouveaux marchés.
  • Grâce à la fabrication en flux tendu, Eldon James est en mesure de rivaliser et de remporter des opportunités n'importe où, n'importe quand, contre n'importe quel concurrent. En s'associant avec IQMS, Eldon James a atteint l'objectif le plus important qu'il s'était fixé, à savoir être capable de fonctionner en mode veille pendant une équipe ou plus. Le fait de pouvoir faire fonctionner leurs 27 machines de moulage par injection sans interruption leur donne des avantages en termes de vitesse, de qualité et de coûts que beaucoup de leurs concurrents ne peuvent pas toucher. La fabrication en continu fait d'Eldon James un fournisseur unique pour un grand nombre des principaux fabricants mondiaux de produits médicaux, pharmaceutiques, de boissons, d'automobiles, de machines pneumatiques et de produits industriels généraux. Marcia Coulson, PDG, affirme que "IQMS a prouvé qu'il pouvait grandir avec l'entreprise, et nous pourrions facilement croître 50 à 100 fois plus avec IQMS". Le partenariat avec IQMS a ouvert de nouvelles voies de croissance et a aidé l'entreprise à se développer et à tirer parti de toutes ses opportunités et plus encore.

Conclusion

L'amélioration de la qualité des produits, l'augmentation des performances de production et l'obtention du plus haut niveau de réactivité des clients ne sont que quelques-uns des nombreux domaines dans lesquels Eldon James excelle aujourd'hui. Leurs résultats montrent que plus un système MES est intégré à la comptabilité, aux finances, à la gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM), au CRM et à l'ERP, plus les possibilités d'exceller pour les clients actuels et de se développer en en gagnant de nouveaux sont grandes. Un système MES intégré a éliminé les obstacles à une plus grande croissance des revenus et permet à Eldon James d'entrer et d'exceller dans la conquête de nouvelles affaires sur de nouveaux marchés.

Retour sur investissement

  • La précision des livraisons dans les délais est passée de 50 % à 98 % en moins d'un an.
  • Le taux de rejet a chuté de 30 % à 2 %.
  • Une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de tous les aspects de la qualité.
  • Certification ISO 9001 et ISO 13485 simplifiée
  • Atteindre l'objectif de fabrication en mode veille
  • Renforcer les opérations pour soutenir la croissance internationale
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